Open Friday

Ihr wollt die Kreativität aller nutzen und gleichzeitig Meetings und Terminfindungschaos loswerden?

Ihr wollt einen einfachen Weg, Ideen zu sammeln, Wissen zu teilen und Probleme zu lösen? Wir haben genau das mit “Open Friday” erreicht, einem Open Space alle 2 Wochen.

Was ist Open Friday?

Jeden 2. Freitag können bei sipgate alle Mitarbeiter tun, was sie für die Firma für am wertvollsten halten. Zusätzlich veranstalten wir einen Open Space. Das ist unser bevorzugter Weg Wissen zu verbreiten, Probleme zu lösen, Ideen zu sammeln und wir haben damit eine Menge Meetings abgeschafft.

Wir treffen uns morgens um 10 Uhr für die Eröffnungsrunde, gefolgt von 5 Zeit-Slots. Um 16 Uhr treffen wir uns wieder zur Abschlussrunde.

Was ist ein Open Space?

Open Space ist eine Methode um spontan eine Konferenz zu organisieren. Alle Anwesenden erstellen ad-hoc ein Programm für mehrere Räume und Zeiten. Alle die mitmachen wollen, kommen morgens zur Eröffnungsrunde. Teilnehmen ist 100% freiwillig.

Der Moderator verliest die Prinzipien und das Gesetz. Dann ist die Bühne frei für alle Teilnehmenden, die eine Session anbieten wollen. Sie schreiben ihr Thema auf ein großes Post-It, stellen das Thema kurz vor und platzieren ihr Post-It auf dem Stundenplan

Beispiele für Sessions

Input holen

"Wir möchten unser Produkt sipgate basic international anbieten. Wir wollen besprechen, wie wir das umsetzen können und was uns dabei auf die Füße fallen könnte. Bitte komm zu meiner Session, wenn Du da was zu weisst oder wenn Du etwas wissen möchtest."

Abläufe verbessern

"Wir veranstalten hier ja immer mehr Events. Da wäre es ja praktisch ein paar Checklisten zu haben, für die Leute, die die Events organisieren. Ich hab da schon mal was vorbereitet. Kommt vorbei, guckt’s euch an und helft mir den Entwurf zu verbessern.”

Features vorstellen

"Wie ihr vermutlich wisst, baut mein Team eine API. Wir wollen euch heute mal zeigen, wie man die benutzt und was Kunden damit bauen können. Unsere Zielgruppe sind Supporter, aber natürlich können auch alle anderen gerne kommen :)"

Workshops

"Wir setzen hier ja an vielen Stellen auf git, auch Sachen die gar nichts mit Entwicklung zu tun haben, wie z.B. die Stellenausschreibungen. Ich habe einen Workshop vorbereitet um Nicht-Programmierenden git-Grundlagen beizubringen. Bringt einen Laptop mit, sonst bringt’s nicht so viel.”

Klein anfangen

Ihr könnt sehr viel kleiner anfangen als “jeden zweiten Freitag einen ganzen Tag”. Warum nicht erstmal mit nur einem einzigen halben Tag anfangen? Das wären 3 einstündige Slots um Open Space auszuprobieren.

Falls es bei euch nicht gut funktioniert, habt ihr nicht viel investiert. Und falls es funktioniert und Value bringt, hilft euch dass, den nächsten Open Friday bewilligt zu bekommen.

Nur einen Ort, ein Board, große Post-Its, Stifte, 3,5 Stunden Zeit und Leute die Lust haben das mal auszuprobieren.

Noch mehr Beispiele für Sessions

Sonder-Retros

“DDoS Attacke, letzte Woche – erinnert ihr euch noch? Wir möchten da mal drauf retrospektieren, wie wir reagiert haben und was wir jetzt für Schritte unternehmen wollen.”

Wissen weitergeben

“Kasim und ich waren gerade auf der Smashing Conf und würden euch einen kurzen Abriss geben, was wir Neues gelernt haben.”

Vorträge üben

“Nächste Woche ist der Scrum Day und ich werde da einen Talk zu ‘Peer Recruiting’ geben. Ich übe den Talk heute um 11 im Grünen Raum. Kommt vorbei und gebt mir hinterher Feedback.”

Etwas implementieren

"Unser Admin-Interface zeigt nicht an, wer einen Vertrag gelöscht hat, obwohl unseren Supportern die Info helfen würde. Laura und ich bauen das mal ein. Kommt in unsern Teamraum, wenn ihr helfen oder was übers Admin lernen wollt."

Was andere sagen

Der OpenSpace ist für uns ein optimales Instrument, um Wissen zu verteilen, ...

… neue Talente unter den Mitarbeitern zu entdecken, Freiräume für neue Themen und Projekte zu schaffen, sich mit neuen Technologien zu beschäftigen, um den Austausch unter Kollegen, die nicht innerhalb eines Teams zusammenarbeiten, zu fördern sowie den oft sehr hohen Koordinations-Aufwand für Gruppentermine zu reduzieren.

After introducing „Open Fridays” in our company, we managed to break the team silos.

Now we do much more know-how sharing within our IT department. We even managed to engage other departments and enrich mutual understanding.

Questions & Answers

Was, wenn niemand Sessions vorschlägt?

Das ist sehr unwahrscheinlich! Aber natürlich kann man noch ein paar Sachen machen, um die Wahrscheinlichkeit weiter zu senken:

1) Bereite Deine Kollegen vor auf das was sie erwartet, z.B. mit diesem (englischen) Einseiter. Oder besucht ein BarCamp um die Open Space Methode live in Aktion zu sehen.

2) Bitte ein paar konkrete Leute eine Session anzubieten, damit andere ihrem Beispiel folgen und anfangs keine Pause entsteht.

3) Mach “Und, welche Session willst Du am Freitag anbieten? Haste schon Ideen?” zu Deinem neuen Gesprächsaufhänger. Damit das funktioniert, musst Du allerdings ehrlich Interesse an der Antwort haben.

Was, wenn viel zu viele Sessions vorgeschlagen werden?

Bei uns ist eigentlich immer noch Platz. Sehr selten kommt es vor, dass Leute die hinten in der „Session vorschlagen“-Schlange sind, ihre Session „schieben“ wenn das Board schon sehr voll ist und ihre eigene Session nicht dringend ist. Sie bringen die Session dann einfach 2 Wochen später wieder mit.

Bei Barcamps und Unconferences kommt es schon öfter mal vor, dass es mehr Vorschläge als Slots gibt. Dann kenne ich zwei Möglichkeiten:

Entweder erzeugt man spontan mehr Slots, z.B. durch einen neuen Ort („hinten im Flur“) oder einen zusätzliche Zeit („Lunch-Slot“). Der Vorteil daran ist, dass jedes Thema dran kommt, selbst wenn sich nur 2 Leute dafür interessieren.

Oder die Themen werden anfangs nur vorgestellt und nicht in Slots gehängt. Nach der Vorstellungsrunde können alle Teilnehmer dotvoten und danach werden die Slots in der Reihenfolge des Interesses verteilt.

Was, wenn eine Session den ganzen Tag dauert?

Neben dem Zeitplan steht noch ein zweites Board für Sessions die in Teamräumen stattfinden. Solche Sessions dauern oft den ganzen Tag.

Wie viele Slots habt ihr?

5 Slots in 4 Räumen – 10:15, 11:15, 13:00, 14:00, 15:00. Eröffnungsrunde ist um 10:00. Abschlussrunde um 16:00. (Wir sind 120 Leute.)

Was schreibt ihr auf die großen Sticky Notes für die Session?

Auf dem Post-It stehen nur zwei Sachen: Der Name der Session und der Gastgeber, z.B. “git für Anfänger (Aline)”.

Abgesehen vom Vorschlagen der Session, hat der Gastgeber auch die heilige Pflicht die Session für die Nachwelt zu dokumentieren.

Funktioniert Open Friday auch mit wenig Leuten?

Welches Problem möchtet ihr denn mit Open Friday lösen? Abhängig davon fallen uns unterschiedliche Lösungsansätze ein: Weniger Slots anbieten; einmal in der Woche trägt jemand – internes oder externes – beim Mittagessen etwas vor (“brown bag lunch”); tut euch mit einer anderen kleinen Firma zusammen um die kritische (oder eher “interessante” ;) Masse zu erreichen …

Wie dokumentiert man die Sessions?

Was auch immer bei euch funktioniert. Wie verteilt ihr denn jetzt gerade Informationen? Emails? Wiki? Google Docs? Wir benutzen Yammer (ein Social Network nur für Firmenangehörige), weil wir das auch für vieles andere benutzen.

Wichtig ist, dass die Dokumentation zentral ist, allen bekannt und allen zugänglich. Durchsuchbarkeit will man auch haben.

Die Doku an sich ist normalerweise eine kurze Zusammenfassung, Fotos von Boards und ähnliches.

Was ist mit Leuten die von zuhause aus arbeiten?

Knifflig! Gibt es Zeitpunkte zu denen alle an einem Ort sind? Dann könntet ihr die nutzen.

Andere Firmen haben einen Laptop pro Remote-Kollege, den die Leute vor Ort für sie herumtragen. So können die Remote-Kollegen dabei sein und im besten Fall sogar eine Session anbieten (wenn die Kollegen vor Ort für sie die Post-Its aufhängen).

Könnten wir mal bei einem Open Friday hospitieren?

Du kannst genauso gut zu einem beliebigen BarCamp oder OpenSpace in Deiner Region gehen. Es ist quasi das gleiche.

Wenn Du unbedingt zu uns zum OF willst, schreib eine E-Mail an Stefan und Corinna und erzähle uns, warum Du dabei sein willst.

Wie seid ihr auf den Open Friday gekommen?

Hier kannst Du die Geschichte des Open Friday auf Englisch oder Deutsch nachlesen.

Deine Frage haben wir noch nicht beantwortet?

Schreib eine E-Mail an Stefan und Corinna!

24 Work Hacks

Open Friday ist der erste von 24 Work Hacks in unserem gleichnamigen Buch. Keine Titel, keine Manager, keine Abteilungen, keine Budgets, keine Überstunden, keine Angst. Stattdessen: Selbstverantwortung, Feedback, Lernen, Freiheit und Spaß – so schaffen wir schnell Wert für unsere Kunden. Hier erzählen wir, wie das bei uns funktioniert.